Importação de XML de compra

Este tutorial guiará você pelo processo de importação automática de notas fiscais de compra no módulo "Compras" do sistema utilizando arquivos XML, otimizando o lançamento de entradas e a atualização de estoque e financeiro.

Passo a Passo Detalhado:

1. Entendendo a Importação Automática:

   • O sistema possui a capacidade de buscar automaticamente as notas fiscais emitidas para o CNPJ da sua empresa diretamente dos servidores da Secretaria da Fazenda.
   • Geralmente, o sistema indica visualmente (por exemplo, com destaques em vermelho) quais notas fiscais estão pendentes de importação automática.
   • Este processo é equivalente à importação manual de um arquivo XML, mas ocorre de forma integrada com os sistemas da SEFAZ.

2. Manifestação do Destinatário (Ciência da Operação):

   • Caso o arquivo XML de uma nota emitida contra o seu CNPJ ainda não esteja disponível para download automático no sistema, pode ser necessário realizar a "Ciência da Operação" ou "Manifestação do Destinatário".
   • Isso ocorre porque os servidores da SEFAZ podem levar algum tempo (geralmente um dia após a emissão da nota) para liberar o XML para download pelo destinatário.
   • Realizar a "Ciência da Operação" comunica à SEFAZ que você tomou conhecimento da emissão daquela nota fiscal.
   • Após a ciência, pode ser necessário confirmar a operação no sistema para liberar o download do XML.

3. Download do Arquivo XML:

   • O sistema tentará baixar o arquivo XML automaticamente após a emissão ou a manifestação.
   • Em caso de falha no download, o vídeo menciona que isso pode ser devido a instabilidade nos servidores da SEFAZ ou problemas de conexão com a internet. O sistema pode apresentar opções para tentar o download novamente.
   • Uma vez que o XML for baixado com sucesso, você poderá visualizar o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) correspondente.

4. Iniciando a Importação e Vinculação de Itens:

   • Na tela que lista as notas fiscais disponíveis para importação automática, selecione a nota desejada e clique na opção "Importar".
   • O sistema abrirá telas para processar a importação.
   • O fornecedor emissor da nota fiscal é geralmente registrado automaticamente pelo sistema se ainda não existir no seu cadastro.
   • O passo crucial aqui é vincular os itens listados na nota fiscal (conforme o XML) aos itens correspondentes no seu próprio estoque dentro do sistema.

5. Cadastro Rápido de Produtos (Quando Necessário):

   • Se um produto que consta na nota fiscal do fornecedor não estiver cadastrado no seu inventário, o sistema oferecerá a opção de realizar um cadastro rápido deste produto.
   • Você poderá escolher entre:
     • Editar os detalhes do produto imediatamente: Isso permite configurar informações completas como markup, dados fiscais, etc., no momento do cadastro.
     • Realizar um cadastro mais rápido: O sistema criará um registro básico para o produto sem solicitar todos os detalhes, permitindo que você os complete posteriormente.
   • Importante: Antes de cadastrar um novo produto, sempre verifique se ele já não existe no seu inventário com uma descrição ou código diferente para evitar duplicidade.

6. Vinculando Produtos Existentes e Fatores de Conversão:

   • Para vincular um item da nota a um produto já existente no seu inventário, utilize a função de busca do sistema para encontrar o produto correto.
   • Se aplicável, o sistema pode permitir a aplicação de fatores de conversão durante a vinculação (por exemplo, se a nota fiscal lista uma "caixa" do produto, mas seu estoque é controlado por "unidade").

7. Continuando o Processo de Compra:

   • Após vincular todos os itens da nota fiscal aos produtos no seu inventário (cadastrando novos produtos quando necessário), clique na opção para "Continuar compra" ou equivalente.

8. Finalizando a Importação e Conferindo Detalhes:

   • O sistema exibirá um resumo dos detalhes da compra importada, incluindo quantidades, valores, impostos e condições de pagamento.
   • Pode ser necessário revisar e inserir informações fiscais adicionais que não vieram no XML, dependendo da configuração do sistema.
   • Se a forma de pagamento for à vista, o sistema pode criar automaticamente as respectivas entradas no seu controle financeiro.

9. Faturando a Compra:

   • Para que a compra seja efetivamente registrada no sistema, atualizando seu estoque e as contas a pagar, você precisa "Faturar" a compra.
   • Esta ação irá movimentar o estoque com as quantidades dos produtos importados e gerar os lançamentos financeiros correspondentes no módulo de contas a pagar.

A importação automática por XML é uma ferramenta poderosa para agilizar o lançamento de notas de entrada e garantir a precisão das informações de estoque e financeiro.